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TBS数字档案馆解决方案

一  背景介绍

  随着我国各行各业信息化建设的不断发展,全国各级档案馆的数字化建设需求也提到了日程上来。2000年12月,国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》,把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中;同月国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布:十五期间,我国将加快数字化档案馆的建设。如何运用数字化的手段将现有的档案资料以数字化处理为核心,以管理和共享为目的,推动档案事业的持续健康发展,成为了档案馆亟待解决的问题。

二  需求分析

  传统档案馆的数字化建设并不是一蹴而就的过程,而是一个循序渐进的过程。传统档案馆的数字化过程一般由三个相互联系的阶段组成:
  1、档案馆数字化。档案馆的数字化包含着以下三层含义,其一是随着计算机技术的引入,建立档案馆的自动化系统,实现档案馆自动化管理,完成日常业务与档案管理的数字化;其二是馆藏信息数字化,数字化的馆藏档案信息能直接被计算机识别和处理,建成完备的信息数据库;其三是构建平滑高效的档案信息数字化传输平台,实现档案的统一管理和资源共享。
  2、数字化档案馆。在档案馆数字化基础上,形成以数字化信息为馆藏内容,以计算机为管理手段,以网络传递为利用方式的一种新型档案馆,是采用现代高新技术的数字信息资源系统。
  3、数字档案馆。在数字化档案馆的基础上,运用网络互联技术,实现数字化信息共享,形成超大规模的、便于使用的、没有时空限制的知识信息中心。用户可以通过网络计算机终端提出需求,由数字档案馆系统完成查找和调阅档案信息,完全不受时间和地理条件的限制。
  据上述传统档案馆数字化过程三个阶段的特点,北京市金信桥网络技术有限责任公司(TBS)通过多年致力于数字资源应用技术研究和产品的开发,推出了TBS数字档案馆解决方案,此方案从档案馆数字化过程的基础阶段入手,通过先进的技术理念,运用成熟的局域网及互联网技术,从而大大的提高了档案馆的数字化进程,为日后的虚拟档案馆建设打下了坚实的基础。

三  总体目标

  通过开发建设档案馆数字化应用系统,打造业务工作、资源建设、应用管理及服务的一体化共享平台,建成结构合理、功能强大、集成度高、安全稳定、方便易用的信息集成系统。重点提高以下几个方面的能力:
  ● 服务创新与应用能力;
  ● 资源整合与利用能力;
  ● 知识共享与转移能力;
  ● 档案馆建筑智能化能力;
  ● 信息化办公与管理能力;
  ● 内部与外部交互能力。

四  方案介绍

  本方案提供的功能由业务管理、资源建设、资源管理、资源服务四大类产品组成。


数字档案馆应用系统组成


档案馆工作数据流


1  业务管理系统

    业务管理系统主要是构筑档案馆的业务自动化、办公自动化,从而实现对档案、馆员、用户的有效管理,是数字档案馆建设基础平台。
    业务管理系统主要有以下几个系统构成:
1.1  办公管理系统
    办公管理系统是保证档案馆网络正常办公、高效运转的中枢,也是与国家实行电子政务公开、提高效率的要求相一致的。
    办公管理系统主要实现人事管理、财务管理、财产管理、档案管理等内部事务和馆际交流、学术活动等外部事务。
    该系统为整个数字档案馆系统的运行提供流程上的控制,利用权限管理的功能,保证系统中整个流程中数据的安全性和可靠性。实现档案馆内部办公管理和高效沟通以及对其他信息系统的整合管理,最终帮助档案馆建立统一而高效的信息管理体系


办公管理系统功能模块

1.2  档案管理系统
    档案管理系统是将档案馆的日常工作业务流程数字化,只有将日常工作流程数字化,才能保证日后档案馆的整体数字化进程。
    档案管理系统从档案工作的实际需要出发,以“文档一体、综合管理、馆室衔接”为原则,涵盖了档案业务处理的全过程,包括文件管理、档案管理和资料管理,以及业务处理流程中的收集、整理、保存价值鉴定、保管、统计、检索、编研、开发利用以及档案的移交和接收等。
    系统处处以符合用户的使用习惯为出发点,界面美观、功能键统一,每个模块业务流程一目了然。并且系统处处以向导的方式引导用户实现其功能,使用户轻松完成系统操作。在灵活性和扩展性上,用户不仅可以个性化地设计操作界面,动态调整实体分类和档号格式,还可灵活定义信息门类结构和创建报表格式。

  整个系统具有如下优点:

  ● 系统涵盖了档案业务的全过程,易学易用。
  ● 优化文件管理和档案管理,做到了两者的无缝连接。
  ● 检索方式灵活多样,确保查询的速度。
  ● 管理对象可随意扩充,体现了系统的可扩展性和开放性。
  ● 量身定制和通用标准相结合,优化档案管理。
  ● 人性化的设计理念,让用户完全自定义。
  ● 完善的数据管理,实现数据共享,确保数据的安全。


档案管理系统工作流

2  资源建设类
      资源建设类产品是加强数字化建设的重要保障,也是档案馆提供各种服务的基础。目前,各级档案馆资源建设主要存在档案资源利用率不高、开发深度不够、档案资源建设周期长等问题。通过建设该系统,实现馆内档案资源的整合、发布与共享。
    资源建设系统是数字资源建设的工具,通过数字化加工系统将实体纸质档案加工成数字化资源,通过音视频采集加工系统加工各种音视频档案资源。这些多媒体档案资源及馆藏数字档案必须通过加工标引系统加工以后才能成为规范化数字化档案资源,为用户提供服务。

2.1  数字化加工系统  

    数字化加工系统是将档案材料按规范的元数据作整理,加工,组织在一起,形成有序的数字资源库。利用数字化加工软件,对各类档案分批进行数字化加工,改变档案载体的形式,使档案资源可以上载到网络上,处于“激活”状态,使有用信息得到高效流转。
    数字化加工对象主要分为可以公开的档案资源及涉密档案两大类。
    可以公开的档案资源的加工主要针对查询频率较高的纸质档案进行有针对性的加工。
    涉密资料的加工必须是专人专机,设立涉密档案加工车间,防止档案泄密。


数字化加工系统工作流程

2.2  音视频加工系统
    音视频加工系统主要实现多种来源多种格式的音像档案资源的采集、转换、效果处理、内容切割、著录入库等功能。
    音视频加工的档案资料来源可为磁带、视频光盘、录像带等。系统可以支持当前主流媒体资源格式(ASF、WMV、Divx、RM、MOV)。提供多种格式转换工具,对馆藏的大量的音、视频档案资源,采用软件转码技术,通过批量转换,由VOB或DAT文件直接转码为WMV格式的流媒体文件。
    实时采集参数可调:分辨率、亮度、对比度、视频信号输入方式、制式等系统参数可调。
    对转换好的文件进行编目、分类、和存储管理,便于服务器快速查找和调用。
2.3  元数据加工系统
    将数字化档案与档案馆自动化相结合是元数据加工与应用系统作用的结果。其中最为重要的是元数据的选择和实现,它是档案馆资源组织的关键。
    元数据加工系统主要是满足各种类型和载体档案的元数据加工(编目)的需要。它用于对在档案加工处理过程中产生的元数据进行多种形式的深加工,以产生用于提供服务的各种产品数据库和专题数据库。在深加工过程中,提供各种对元数据和对象数据的编辑,管理,校对等操作。


元数据加工系统工作流程

3  资源管理类
    资源管理系统对档案馆所拥有的各种数字档案资源进行管理,系统包括用户访问认证、权限管理、计费及流量统计、资源评价、资源加密及资源镜像功能等。
    资源管理系统主要有以下几个系统构成:
3.1  用户认证管理系统
    该系统以用户为中心,为了确保用户安全可靠的访问相应的功能和信息,用户及权限管理系统包含了用户管理模块来对注册的用户进行管理。用户及认证管理系统在用户组之间定义操作权限,定义用户可以访问哪些数据、哪些应用。
    系统具有查看用户数、分类查看用户信息、查看单个用户详细信息、当前操作状态、用户操作历史等;具有统计功能,能够针对不同类型的用户进行统计;对不同类型的用户,系统提供不同的管理功能;能够针对类型、行业、时间、数据库,对用户进行分组查看和批操作;对在线用户进行排序、查询、批操作等;可即时限制、锁定账户和控制用户对系统的操作;对用户库进行各种数据库的操作;对用户的恶意操作,由系统或管理员(管理员在线时)发送信息警告;对锁定的用户账户进行激活;管理用户账户费用,对用户账户充值。
3.2  资源存储管理系统
    这是一套对各类资源数据进行管理的软件。系统提供了数据导入导出、数据分类、数据查询显示、设计表、设计视图、数据维护、数据恢复备份、数据打印、资源数据统计(饼状、直方图、曲线)、用户管理、用户统计管理、权限管理、数据字典管理、日志统计、模块管理等功能。


资源存储管理系统工作流程

3.3  资源镜像管理系统
    资源镜像管理系统向用户和管理人员提供网络数据库、光盘等资源的检索和管理。在服务器中自动完成的光盘镜像,可以在服务器和通过终端远程实现对光盘资源的镜像操作、列表服务和统计等;可通过资源检索系统中的整合检索模块提供服务。


资源镜像管理系统工作流程

3.4  涉密信息查询和资源加密管理系统
    对数字化资源进行加密保护,加密后的资源只能在单机或特定的网络环境下使用,并组合使用其它加密保护手段,进一步对资源的使用方式进行权限限制。通过使用各种加密手段达到涉密信息不外泄。针对数字化加工后的档案加密后还可以有效的控制其在特定的范围内传播。


涉密信息查询和资源加密管理工作流程

3.5  词表维护管理系统
    叙词表、自由词表、范畴表位于档案资源库的底层,是库内资源组织与管理以及库际资源交换的基础。通过规范的叙词表对所有入库资源进行科学标引、描述与分类,通过叙词严格的语义内涵和位属关联,建立所有资源在主题层的映射关系,实现所有档案资源的有序化,并提升其可用性,使用户在主题查询时进退自如。词表维护与管理系统是词库的维护与管理系统,能够支持网络电子版词表的建立、更新维护、应用。
3.6  多媒体光盘制作系统
    该系统可以按照用户需求把查询检索整合后的资源制作成专题档案资料光盘提交给用户。
    该系统用于制作具有全文检索功能的多媒体数据光盘。系统内置全文数据库、全文检索引擎。采用个性化的浏览器操作界面,具有简单灵活、快速高效、数据库制作方便、数据批量导入、完善的信息检索、界面美观、操作方便等特点。是档案馆快速制作高质量的、基于全文检索的各种数据和档案资料光盘的理想工具。


多媒体光盘制作系统工作流程

4  资源服务类
    通过资源服务系统对档案馆所拥有的各种档案资源进行管理和发布,本系统集成了检索系统,用户只需输入检索信息,无需关心信息的来源,系统会自动为用户返回相应的检索结果。
    通过档案资源服务系统改变档案馆服务方式和手段,使用户可以在自己办公室通过网络进行档案查询操作,为用户提供一站式服务;改变档案提供的模式,用户不仅可以在网上检索档案信息,还可以直接阅览和下载所需档案;改变档案资源利用的模式,达到系统内容资源的全面共享,提高资源的利用率,避免重复建设。
    资源服务系统主要有以下几个系统构成:
4.1  资源检索发布系统
    该系统用于将实体档案、馆藏历史文件等内容数字化后以标准电子文档资料格式存储管理,在Internet/Intranet环境下提供给用户强大的分类查找、全文检索、方便的浏览、下载、打印等功能。
    系统为用户提供档案馆所有相关资源的入口,数据库资源包括档案索引、档案全文库、搜索引擎等;通过资源的透明链接和导航,用户可快速获得档案在馆信息或全文,同时提供各种扩展服务,如相关资源的链接、用户调查等。


资源检索发布系统结构

4.2  音视频点播服务系统
    音视频点播系统采用最新视音频压缩技术和流媒体技术,可为用户提供先进的视频点播、视频直播/广播、媒资保护等现代化管理服务。在宽带网络环境中为用户提供简洁、流畅、画面质量高的多媒体档案资源服务。
    数字化的档案馆成为了对多媒体档案资源需求的重要场所,因此这类数字资源也在档案馆的馆藏中大量增加。档案馆在建立能够满足用户检索和播放数字音视频档案资料的视频点播系统后,能够给用户提供更加全面的档案资源利用服务。
4.3  个性化服务系统
    个性化服务系统向用户提供一个自适应(用户自定义)的针对整个数字档案馆系统用户和资源的主动服务系统。
    该系统利用网络技术和数字技术,以及档案知识对数字资源进行分类组织,将最新档案信息“推送”到用户面前,开展各种个性化服务;为用户量身定做,提供个性化学习空间。包括的内容有创建个人的收藏夹、保存检索结果和检索历史,创建个人的数据库检索集和电子档案列表,并可定制专题档案资料。
    个性化服务是档案馆在为用户服务并与之的交互过程中,根据用户信息需求,将所收集的信息进行分析加工提供服务的过程。
    信息社会,用户面临的是一个未经整序与加工的巨大的信息资源的海洋,这些信息资源在满足用户需求的同时也使用户陷入信息的海洋中无法自拔,用户需求的多样性、独特性、信息技术的进一步成熟,尤其是人工智能、机器学习、信息检索、信息过滤技术、信息推荐等,所有这一切为档案馆提供主动服务、个性化服务定制提供了契机。
    个性化定制服务的作用在于:首先,个性化定制服务技术是适应数字档案馆用户多样化需求的重要手段。其次,采用个性化定制服务技术是应对复杂的数字档案馆资源与用户界面挑战的有效方法。档案馆定期自动提供个性化的信息服务,无疑将大大提升档案馆的服务质量。第三,个性化定制服务技术是了解用户信息需求、研究用户利用数字化资源的得力助手,利用个性化定制服务系统,可以加强档案馆与用户之间的交互和联系,便于档案馆了解不同用户的信息需求,有助于跟踪研究用户在利用档案馆中的某些规律,从而为改进档案馆系统、提高数字化信息资源的投入效益提供依据。个性化定制服务技术是档案馆改进用户服务工作的有效手段。
4.4  参考咨询服务系统
    参考咨询服务系统是网络环境下档案馆向用户提供的一种新型服务方式。这种服务是基于互联网的服务机制,是用户和信息专家的桥梁,采用E-mail 或网上对话等实时或非实时的方式向用户提供参考咨询服务,使用户能享受不受时间、空间限制的个性化服务。
    参考咨询服务是在网络数字环境下,档案馆参考咨询工作的延伸和发展,它是基于计算机技术和网络通讯技术而发展的适时问题解答服务。在日益普及的数字化信息环境中,人们越来越多的使用和依靠网络进行信息检索和利用,这就要求相应的信息服务也要逐步实现网络化、数字化,为用户提供一个全面和无缝的信息服务环境,满足用户信息需求。随着以档案馆的自动化和网络化为基础的分布式的数字化资源系统的建立,网络环境下多种电子技术工具和服务手段为处于不同地理位置的用户提供集成环境的、深层的远程数字化信息服务成为可能,档案馆工作人员也在努力提供高质量的数字参考服务,将信息服务机制和用户服务机制结合起来,使用户能不受任何系统、资源、地域限制来提出咨询,能在整个网络上搜寻及利用有关咨询资源和服务,能24小时不间断地得到咨询服务,实现数字化信息环境下的信息服务模式,从而也使虚拟档案馆成为了可能。


参考咨询服务系统工作流程

五  总结

  综上方案坚持开放、标准、先进、成熟的原则,以TBS数字档案馆系统软件平台为基础,旨在提供一整套完整、先进、实用、高效的解决方法,从而推动档案馆的自我发展,带动“数字档案馆”建设,打造档案馆的服务品牌。
  北京市金信桥网络技术有限责任公司愿携手各大档案馆及相关管理单位,积极运用我公司在档案资料领域拥有丰富的行业知识和行业经验,共同创造美好的未来,实现在数字化建设中的最大价值

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