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TBS知识管理系统解决方案

一 知识管理概述

  知识经济的产生呼唤知识经济时代的管理,近几年来,一种新的管理形式——知识管理开始出现并引起了人们的重视。知识管理已经成为管理界学者、各部门行业的管理者、信息专家所讨论与研究的热门课题。
  金信桥认为知识是对相关信息资源进行过滤、提炼及加工而得到的有用、有价值资料。知识分为显性知识和隐性知识。知识管理的任务是对机构的显性知识隐性知识进行处理,并把这些知识用一种适合于用户及商业环境的方式表示出来,提供给员工分享、吸收、利用。

二 实施知识管理系统的意义

  • 推动员工持续性地学习、更新、提高个人专业知识和工作技能;
  • 帮助员工有效率地提取所需的专业知识资源用于实际工作,以获得良好的工作绩效;
  • 提供内部知识的完整定义及分类规划,促进知识的积累与发展;
  • 有效整合分散与各系统间相关知识,提供系统浏览分类搜寻的能力;将组织内优良案例分享给组织内所有成员,促进成员间的学习;
  • 避免不必要的重复工作;

三 应用范围

  TBS知识管理系统广泛适用于政府、企业、科研机构。

四 系统功能

1 知识采集

  知识采集的作用在于有效地从系统外部收集有用的信息。一般来讲,一个组织主要从以下两个方面获取知识,一是对组织内部知识的创建、收集、整理,另一是来自对外部知识的挖掘和捕获。
  ● 手工信息收集平台
  信息收集平台提供简便的录入界面方便知识管理人员将信息录入,支持图文混排,它能够灵活、方便、有效地对HTML文件、Word文件、PDF文件等多种格式进行文本转换,并进一步提供浏览、标引、压缩和装入数据库等多种功能。
  ● 异构数据库资源采集
  异构数据库资源采集主要是指,从机构的其他系统如MIS系统、办公自动化、邮件系统等中,通过对文档数据库的导入及Sybase、Oracle、SQL等异构数据库的查询操作,获得所需的文档和数据,然后利用语意分析和数据挖掘等分析手段,提取有用的信息和知识的过程。
  ● Web智能抓取引擎
  通过一个智能机器人收集指定的Web站点上的指定信息。可实时或定时地自动跨越网路、资料库搜集资料抓取各种结构或非结构资料,为系统提供了广泛的信息资源。对于搜索到的信息,可以使用系统工具进行标引加工处理,然后将数据入库到数据库中。

2 知识加工

  知识的加工就是指对知识进行分类、分析、整理和提炼,形成对组织有价值的知识的一系列处理过程。系统从两个方面提供对加工处理的管理
  ● 知识元数据形成
  元数据是指关于数据的数据。简单的元数据仅仅提供知识的有关外部特征信息如:地点、作者、生产日期、入藏号、主题词等,根据需要还可提供能够揭示知识款目的内容特征如分类号、聚类、关联规则、应用、该知识的相关背景等。
  ● 知识形成过程管理
  当相关人员对其形成或收集的信息文件整理提交后,信息经过自动归类,把相关信息文件提交发送至有审核权限人员,并在工作任务栏中显示审核任务等待审核。审核后信息文件将自动由系统传送至有文件批准权限人员,文件批准模块将审核后的文件由有相应文件批准权人员批准,批准的同时可将文件发布,也可在指定日期由有相应权限人员手工将文件发布。

3 知识发布

  为了使知识能够有效共享,将知识有效的分类,并提供分类与管理工具。提供知识共享的导览图,让用户对知识的分布一目了然。
  ● 知识目录管理
  按照机构整体、各个部门、各个岗位的知识构成和需求,允许管理员利用工具自由建立和修改创造知识资源的专业分类体系——知识目录,进行分类和归档。允许用户依照需求设计多级分类。支援一文多类别的分类功能。支援自动分类功能。
  ● 文件版本控制:
  不管是结构化或是非结构化的内容,当使用者想要纪录文件内容的修改时,就需要用到版本控制,以纪录所有修改的过程,甚至作不同版本之间的差异比较 (含简单审核流程)。
  ● 角色权限管理
  对知识目录或某一具体文档设置不同的读、写、编辑权限,并分为群组(例如满足某类角色、某个部门、某种职位、某个安全级别的人员)及个人层次。
  可与工作流程相结合,对知识目录下内容的添加、修改、删除,内容分类等进行协同管理。
  提供多种日志,以对知识信息的查看者和编辑者进行监控并记录其具体的动作。

4 知识共享

  协助机构内人员有效率地提取所需的专业知识资源。
  ● 知识搜索
  搜索有主、被动之分。被动,指按分类导航查询,从相关的信息或分类目录对信息进行查询;主动,指搜索引擎。可以以简单及高级的检索条件进行检索,并可设定搜索模板。使用者可以轻松快速的找到分散于内部的资料,节省时间及人力耗费。
  ● 知识订阅
  容许最终用户按照兴趣、任务和工作重点等多种方式主动订阅知识,他将定期按时得到有关这些类目的所有最新知识,并且可根据需要及时地更换订阅内容或退顶某些内容。
  ● 知识推荐
  系统根据知识库中被阅读频度较高的知识,把文章推荐给相应的群组。

5 知识社区

  知识社区是所有员工进行交流、互动的场所。为配合各业务部门的需要,只要在权限允许的范围内,指定人员都能创建项目讨论区,讨论区可以针对某一个项目,也可以针对公司内部的某个决策。如:项目管理、业务交流、技术讨论等。社区中可以看到何人正在线上,并列出共享场所的清单,在线上的人可以相互进行即时的消息沟通。员工通过知识社区对公司内部或外部的各种观点、问题进行讨论,分享知识,寻求经验。

6 在线学习

  作为整个知识管理框架中的一个重要组成部分,能够通过有效手段培训员工,提高员工素质,共享企业内部有用信息和经验。集培训、考核、资源管理于一体,能够轻易满足培训内部员工的需要。
  ● 资料管理
  提供相关的培训内容,包括资料的增加、修改、删除以及发布等功能。内容可以是文本、图片、影片、声音、动画等多种多媒体格式或者交互式的内容。
  ● 培训管理
  培训负责人员可以安排培训课程,指定参与培训的学员,提供相关的培训内容,安排考试。
  ● 考核管理
  员工可以通过网络,进行在线测评和考试。可以对所培训的课程进行考核,也可以对员工工作业绩等进行评估。

五 知识管理系统的实施步骤

  ● 知识管理需求分析。
  ● 制订知识管理的战略。
  ● 规划实施方案。
  ● 开发知识管理的软件系统。
  ● 组织相关的培训。
  ● 知识管理体系的跟踪评估、不断完善。

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